Najważniejszym celem bezpiecznego przechowywania dokumentów jest zabezpieczenie danych osobowych oraz informacji poufnych. Prawidłowa archiwizacja danych powinna także uwzględniać minimalny okres ich przechowywania, który narzuca przedsiębiorcom ustawodawca. Jak więc zarządzać dokumentacją w swojej firmie, aby dane były chronione a dokumenty przechowywane zgodnie z prawem?
Przechowywanie dokumentów księgowych i kadrowych a wymogi prawne
Dokumentacja księgowa musi być przechowywana przez określony czas (zazwyczaj do 5 lat), w sposób uniemożliwiający niedozwolone zmiany i rozpowszechnianie. To obowiązek każdego przedsiębiorcy podlegającego przepisom ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług. Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub cyfrowej. Przy czym dane powinny być zabezpieczone przed działaniem czynników zewnętrznych, a dostęp do nich mogą mieć jedynie upoważnione do tego osoby.
Z kolei dokumenty kadrowe, czyli np. akta personalne, ewidencje wypłacanych świadczeń itp., powinny być przechowywane nawet przez 50 lat. Zgodnie z ustawą RODO obowiązkiem przedsiębiorcy jest zabezpieczenie danych osobowych przed dostaniem się w niepowołane ręce. Przechowywanie dokumentów księgowych oraz kadrowych może odbywać się w siedzibie firmy lub w biurze księgowym lub kadrowym, z którym przedsiębiorca współpracuje. Dokumentację można także przekazać profesjonalnej firmie zajmującej się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów.
Przechowywanie dokumentów – jak wygląda ta usługa?
Podmioty zewnętrzne zajmujące się przechowywaniem dokumentacji nie tylko zabezpieczą dane przed rozpowszechnianiem, ale również pomogą uporządkować firmowe archiwa. Skuteczne zarządzanie dokumentami zwiększy wydajność procesów, ochroni firmę przed karami finansowymi związanymi z nieprawidłowym przechowywaniem dokumentów, a także pomoże uwolnić przestrzeń w siedzibie firmy. Przechowywanie dokumentacji jest kilkuetapowym procesem obejmującym:
-
odbiór dokumentów i ich transport do zabezpieczonego magazynu,
-
zarejestrowanie dokumentów i nadanie im barkodów, czyli unikalnych kodów kreskowych,
-
uporządkowanie dokumentacji klienta,
-
sporządzenie ewidencji dokumentów ułatwiającej zarządzanie danymi,
-
przechowywanie dokumentów w bezpiecznej lokalizacji.
Przez cały okres przechowywania dokumentów, klient ma do nich dostęp – w razie potrzeby może otrzymać np. skan. Archiwiści zajmują się również brakowaniem, czyli wydzielenianiem ich części i przekazaniu do zniszczenia oraz niszczeniem dokumentów, jeśli minął ustawowy czas ich przechowywania.
Powierzając dokumentację firmie zewnętrznej, np. tej, której ofertę znajdziesz na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/przechowywanie-dokumentow/, otrzymujesz gwarancję, że dane osobowe pracowników będą bezpieczne, a każda operacja na dokumentach zostanie zarejestrowana. Najlepsze firmy zwracają uwagę na to, aby przechowywanie dokumentacji oraz wszystkie operacje na niej były wykonywane zgodnie z wymogami systemów ISO 9001:2015 oraz ISO/IEC 27001:2017.
